Afdelingsbestyrelsen består af et ulige antal (mindst 3) medlemmer + evt. suppleanter. 

Den er blevet valgt på et afdelingsmøde, som er et møde for alle beboere på kollegiet. Hvert lejemål/lejekontrakt har to stemmer uanset lejemålets størrelse. Personer, der bor til fremleje kan ikke vælges og har ingen stemmeret på afdelingsmødet. 

På afdelingsmødet besluttes det, om forpersonen skal vælges på mødet eller om afdelingsbestyrelsen selv vælger forpersonen.

• Er forpersonen valgt direkte på beboermødet, konstituerer bestyrelsen sig med næstforperson, sekretær og kasserer på det førstkommende afdelingsmøde. 
• Er der ikke valgt forperson på beboermødet, konstituerer bestyrelsen sig selv med forperson, næstforperson, sekretær og kasserer på det førstkommende afdelingsbestyrelsesmøde. 

På afdelingsmødet besluttes også

• Om reprsentantskabsmedlemmerne vælges på mødet eller
• Om afdelingsbestyrelsen selv vælger et medlem til Kollegiekontorets repræsentantskab (se evt. punktet om repræsentantskab).

Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger angående kollegiets og beboeres forhold forhold, herunder beboeres personlige og private anliggender og kollegiets økonomiske og interne forhold. Kun trufne beslutninger må refereres til beboerne. 

Tavshedspligten gælder kun videregivelse af oplysninger til uvedkommende. 

Hvis du har dokumenter med personoplysninger liggende i forbindelse med dit låses ind i en skuffe/skabe eller gemmes i et dokument med kode på, så uvedkommende ikke får adgang til dem. 

Hvis der ikke er lavet en anden aftale, så skal alle henvendelser mellem afdelingsbestyrelsen og Kollegiekontoret gå gennem forpersonen for afdelingsbestyrelsen.

Alle henvendelser vedrørende kollegiets anliggender til offentlige eller private myndigheder skal foregå gennem Kollegiekontoret. Hvis afdelingsbestyrelsen ønsker at henvende sig skriftligt til disse myndigheder, skal de først sende henvendelsen til Kollegiekontoret, som så videresender den senest 8 dage efter modtagelsen. 

Hvis Kollegiekontoret foretager en ændring i henvendelsen, skal afdelingsbestyrelsen først godkende denne. 

Nedenfor bliver seks af afdelingsbestyrelsens vigtigste opgaver beskrevet:

• Foreslå arbejder og aktiviteter på kollegiet.

Hvis afdelingsbestyrelsen har ideer til aktiviteter som de ønsker indarbejdet i det kommende års budget, skal Kollegiekontoret have besked herom inden nytår. Du er som afdelingsbestyrelsesmedlem ikke valgt til at administrere, men til at planlægge og træffe beslutninger. Det er Kollegiekontorets opgave, at økonomi og lovgivning hænger sammen med afdelingsbestyrelsens ideer og visioner. Det er derfor også Kollegiekontorets opgave at udarbejde et budget for det kommende år, hvor afdelingsbestyrelsens ideer medtænkes inden for rammerne af det juridisk og økonomisk forsvarlige. 

Hvis afdelingsbestyrelsen ikke kommer med forslag til arbejder og aktiviteter udarbejder Kollegiekontoret et budget ud fra boliginspektørens vurdering. 

Du har som medlem af en afdelingsbestyrelse derfor stor indflydelse på, hvad der skal ske af arbejder og aktiviteter på dit kollegium. Men hvis afdelingsbestyrelsen forslag medfører en huslejestigning på mere end 15%, skal det godkendes ved urafstemning, hvis mindst 25% af de fremmødte stemmeberettigede beboere på et afdelingsmøde ønsker det. 

• Forhåndsgodkende og gennemgå kollegiets budget og regnskab med repræsentanter Kollegiekontoret (se punktet budget- og regnskabsmøde med Kollegiekontoret) 
• Disponere over de afsatte beløb til trivselsformål og afdelingsmøder (se punktet beboerfacilitetskontoen)
• Sikre god ro og orden på kollegiet
• Indkalde til og afholde ordinært afdelingsmøde (se punktet om afdelingsmøde)
• Holde afdelingsbestyrelsesmøder (se pkt. om afdelingsbestyrelsesmøder)

Nogle kollegier har ét ordinært afdelingsmøde om året, andre to.

Alle kollegier har ét årligt ordinært afdelingsmøde, hvor driftsbudgettet fremlægges af afdelingsbestyrelsen og godkendes på afdelingsmødet. Dette møde skal holdes senest 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse, dvs. før d. 1. maj. (Det nye regnskabsår begynder d. 1. august). 

På de kollegier, som kun har ét ordinært afdelingsmøde, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at det sidst godkendte årsregnskab, som offentliggøres på jeres hjemmeside, fremlægges til orientering på det årlige ordinære afdelingsmøde.

NB Hvis afdelingsbestyrelsen holder afdelingsmøde, før der holdes budgetmøde på Kollegiekontoret, så husk at kontakte Kollegiekontoret for at få udleveret budgettet, så det kan komme på hjemmesiden i god tid. 

De kollegier, som har to årlige ordinære afdelingsmøder, godkender foruden driftsbudgettet også årsregnskabet. Mødet, hvor årsregnskabet er på dagsorden, skal holdes inden 5 mdr. efter regnskabsårets slutning, dvs. senest d. 31. december. (Regnskabsåret slutter d. 31. juli). Årsregnskabet lægges på kollegiets hjemmeside.

Hvad enten der afholdes et eller to ordinære afdelingsmøder, skal afdelingsbestyrelsen indkalde til afdelingsmøder med mindst 4 ugers varsel.

Dagsordenen for afdelingsmødet har følgende obligatoriske punkter:

Valg af dirigent. Dirigenten leder forhandlingen og afgør alle spørgsmål vedrørende behandlingsmåden, stemmeafgivningen og dens resultater. Han/hun skal sørge for, at forhandlingen afvikles på en god måde. Han/hun er i princippet helt neutral og må kun tage ordet, hvis en anden overtager dirigenthvervet. Dirigenten afgør, om eventuelle afstemninger skal ske ved håndsoprækning eller ved skriftlig og hemmelig afstemning. Hvis blot en enkelt af de stemmeberettigede ønsker det, skal dirigenten lade afstemninger foregå skriftligt. Ved afstemninger gælder det altid, at hvert lejemål har to stemmer, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

Afdelingsbestyrelsen fremlægger beretning for perioden siden sidste møde.

Afdelingsbestyrelsen fremlægger driftsbudgettet, til godkendelse på afdelingsmødet.  (Punktet er kun med hvis driftsbudgettet er på dagsordenen, dvs. hver gang på de kollegier, som har ét ordinært afdelingsmøde). Budgettet vedtages med simpelt flertal.

Afdelingsbestyrelsen fremlægger årsregnskabet, og det godkendes på afdelingsmødet. (På de kollegier som har to årlige ordinære afdelingsmøde).

Behandling af indkomne forslag. Hvis beboerne har forslag til emner, som de ønsker behandlet på afdelingsmødet, skal de senest 2 uger før mødet aflevere dem skriftligt til afdelingsbestyrelsen. Forslagene skal offentliggøres for afdelingens lejere senest en uge før mødet. Enhver, der har adgang til afdelingsmødet, har ret til at få et skriftligt meddelt forslag behandlet på mødet og til at tage ordet.
 

Valg af afdelingsbestyrelse og evt. suppleanter (Én gang årligt).  Hvis antallet af de opstillede kandidater netop svarer til de ledige pladser, kan valget ske uden afstemning.

Valg af repræsentantskabsmedlem (Én gang årligt om foråret på de kollegier, som har valgt at afdelingsmødet - og ikke afdelingsbestyrelsen - skal vælge repræsentantskabsmedlem).

Evt. Der kan under dette punkt fremsættes synspunkter, gives oplysninger og fremsættes forslag om emner, der kan behandles på et senere møde, men der kan ikke vedtages noget med virkning for mødedeltagerne eller for beboerkredsen som helhed. Emner, som er blevet drøftet tidligere på mødet, eller som hører hjemme under debatten om afdelingsbestyrelsens beretning, kan heller ikke tages op her.

I kan overveje at inddrage følgende ikke-obligatoriske punkter på dagsordenen:

Uddelegering af kompetencer til beboergrupper (netværksgruppe, filmgruppe, festudvalg, velkomstkomité til nye lejere eller lign.).

Valg af kandidat(er) til organisationsbestyrelsen. Selvom det ikke er obligatorisk, er det oplagt, når beboerne alligevel er samlet, én gang årligt at drøfte hvem/hvilke af beboerne, der skal være kandidater til organisationsbestyrelsen. Til repræsentantskabsmødet i december vælges medlemmerne af organisationsbestyrelsen på baggrund af de opstillede kandidater.

Husordensændringer (skal altid godkendes på et afdelingsmøde).

Afstemninger på afdelingsmødet

Afdelingsmødernes beslutninger træffes på grundlag af almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Man kan altså ikke stemme via fuldmagt. Hvert lejemål (dvs. den/de personer, der står på lejekontrakten) har to stemmer uanset lejemålets størrelse. Personer, der bor til fremleje, har ingen stemmeret.

Afdelingsbestyrelsens sekretær skriver et kort referat af afdelingsmødet til kollegiets forhandlingsprotokol (bog med referater). Referatet skal desuden offentliggøres for beboerne. Når Kollegiekontoret modtager referatet sørger vi for, at det bliver offentliggjort for alle kollegiets beboere.

NB Det er vigtigt, at Kollegiekontoret får tilsendt referatet fra afdelingsmødet, for at de trufne beslutninger kan udføres. Kollegiekontorets sekretariat har også brug for at kende navnene på de valgte til bestyrelsen og repræsentantskabet, så de ved, hvem de skal sende mødeindkaldelser osv. til. Hvis formanden og/eller repræsentantskabsmedlemmet først vælges på et efterfølgende bestyrelsesmøde, så giv kort herefter besked til Kollegiekontoret om, hvem de nyvalgte er.

_____________________________________________________________

Skabeloner og procedurer

Skabelon til forslag på afdelingsmøder (DOCX)
Invitation til budgetmøderne (foråret) (DOCX)
Invitation til regnskabsmøderne (efteråret) (DOCX)

Hjælp til mødeafholdelse og referatskrivning:

Afholdelse af regnskabsmøder - procedure
Procedure for budgetmødet
Valgprocedure på afdelingsmøder
Referat (standard) til budgetmøderne (foråret) (DOCX)
Referat (standard) til regnskabsmøderne (efteråret) (DOCX)

Ekstraordinært afdelingsmøde holdes når.:

• afdelingsbestyrelsen finder anledning hertil
• mindst 25 % af de fremmødte stemmeberettigede deltagere på kollegiet ønsker et bestemt emne behandlet
• der tidligere er truffet en beslutning om det
• Kollegiekontorets bestyrelse beder afdelingsbestyrelsen om det

Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel

På det ekstraordinære afdelingsmøde vil kun de punkter, der har forårsaget mødet, kunne blive behandlet.

Indimellem er der behov for, at en sags afgørelse lægges ud til urafstemning, der er en skriftlig (hemmelig) afstemning blandt alle stemmeberettigede i afdelingen.

Urafstemning finder sted, når:

• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag der behandles på et afdelingsmøde vedr. budgettet, skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag, der vedrører vedligeholdelsesarbejder eller andre planlagte aktiviteter, som medfører en huslejestigning på mindst 15 % skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• afdelingsbestyrelsen beslutter, at et forslag, som egentlig hører under afdelings-bestyrelsens eget beslutningsområde, skal afgøres endeligt ved urafstemning.
• Flertallet af fremmødte på afdelingsmødet ønsker et emne behandlet, som ikke vedrører budgettet eller aktiviteter i afdelingen. (F.eks. husordensændringer)

Hvis et forslag har været til urafstemning, kan en ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter det efterfølgende afdelingsmøde, hvor budgettet er på dagsordenen.

For urafstemninger gælder følgende:

• Afstemningen skal være hemmelig.

• Det, der stemmes om, skal være krystalklart.
• Afstemningsmaterialet skal være formuleret sådan, at beboerne skal sige JA eller NEJ til et bestemt spørgsmål – og kende konsekvensen af dette JA eller NEJ.
• Beboerne skal vide nøjagtigt, hvor de skal aflevere deres stemmeseddel, i hvilken form og hvornår der er sidste frist for rettidig indlevering.
• Stemmesedlen skal afleveres på et neutralt sted, f.eks. i en aflåst boks på ejendomsfunktionærens kontor eller lignende. 
• Hver bolig/lejekontrakt har to stemmer, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

• Hvis et forslag skal til urafstemning, anbefaler vi, at I henvender jer til Kollegiekontoret for hjælp til at gennemføre urafstemningen. Det kan være vanskeligt at bære sig rigtigt ad i forbindelse med en urafstemning – og hvis man laver fejl, kan det betyde, at afstemningen i værste fald er ugyldig.

Ved indtrædelsen i afdelingsbestyrelsen har du fået en mail fra Kollegiekontoret, som indeholder de koder, du skal bruge til at logge på WebZonen på kollegiekontoret.dk.

WebZonen er en informationskilde i forbindelse med dit bestyrelsesarbejde. Her finder du bl.a. referater fra budget- og regnskabsmøderne samt budgetter og regnskaber. Du finder også en oversigt over alle adresser på dit kollegium, hvoraf det fremgår, hvornår der flytter nye lejere ind (denne kan f.eks. være relevant, hvis I beslutter jer for at lave en velkomstkomité til nye lejere).

Budgetmøder
Afdelingsbestyrelsen holder i marts eller april møde med Kollegiekontoret, hvor det kommende års budget gennemgås og godkendes.

Det er afdelingsmødet, som skal godkende budgettet endeligt, så afdelingsbestyrelsen har til opgave at fremlægge budgettet på afdelingsmødet. På baggrund af budgettet varsler Kollegiekontoret evt. huslejestigninger til beboerne.

Regnskabsmøder
I oktober eller november holdes der møde, hvor det foregående års regnskabs gennemgås og godkendes. 

På kollegier med to årlige afdelingsmøder forelægger afdelingsbestyrelsen også regnskabet for beboerne til godkendelse. 

Budgettet og årsregnskabet godkendes udover afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet også af organisationsbestyrelsen. Hvis der er uenighed om et budget blandt de parter, som skal godkende det, bliver det sendt til Aarhus Kommune, som træffer endelig afgørelse om det. 

Kollegiekontoret indkalder i god til forinden til  begge møder. I indkaldelsen ligger også budgettet eller regnskabet, så du har mulighed for at sætte dig ind i dette inden mødet.

Hvis du bliver forhindret i at komme, skal du melde afbud til Kollegiekontoret. I tilfælde af afbud vil vi også gerne have, at du udfylder en erklæring, hvor du skriver om du kan godkende budgettet eller regnskabet. Hvis du allerede ved, at afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig på trods af dit fravær, så behøver du ikke udfylde en erklæring. 

Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede.

På budget- og regnskabsmøderne drøftes endvidere kollegiets drift. Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til kollegiets nuværende eller fremtidige drift eller til varmemestrenes arbejde, er det et oplagt tidspunkt at tage dem op på. 

Hvis du har et emne, du gerne vil have drøftet, så vil vi opfordre dig til at give besked i god tid i forvejen, så projekt- og driftslederen har tid til at undersøge sagen og give dig den rette information.  

Et regnskabsår løber fra d. 1.8 til den 31.7.

På baggrund af det driftsbudget, som skal godkendes af afdelingsmødet (møde hvor alle beboere er inviteret) varsler Kollegiekontoret huslejestigninger til beboerne mindst tre måneder før.

Eventuelle huslejenedsættelser varsles mindst en måned før.

Inden budgetmødet beslutter I, hvor stort et beløb, der skal afsættes til trivselsformål, afdelingsmøder og beboerfaciliteter (ofte bare kaldet "beboerfacilitetskontoen"). 

Dette beløb, som bliver sat ind på kollegiets egen konto, skal I selv disponere over. Det kan f.eks. blive brugt som tilskud til en fest, en fodboldturnering, køkkenhaver eller lignende. 

Når der bliver valgt ny kasserer, sendes referatet af det afdelingsmøde, hvor den nye bestyrelse er blevet valgt samt referatet af det efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen er blevet konstitueret med bl.a. kasserer. Vedkommende skal have adgang til beboerfacilitetskontoen. (Se punktet kasserer)

KLIK HER: EKSEMPEL PÅ BEBOERFACILITETSREGNSKAB (PDF)

Afdelingsbestyrelsen udarbejder regnskabet for beløbet til beboerfaciliteter pr. 31/7. Det sendes til Kollegiekontoret senest 15/8.

Omkring den tid hvor regnskabsåret afsluttes, vil du modtage en mail fra Kollegiekontoret med beskrivelse af, hvordan du skal indsende regnskabet, og hvad der skal ske med eventuelt ubrugte midler. 

Når regnskabet er modtaget af Kollegiekontoret, sættes beløbet for det næste regnskabsår ind på jeres bankkonto. Ubrugte midler kan som hovedregel ikke overføres til næste regnskabsår. 

Det er kassereren som får adgang til kollegiets beboerfacilitetskonto (se punktet beboerfacilitetskonto).

Det er vigtigt, at Kollegiekontoret fremover får meddelelse om udskiftningen på kassererposten, så vi kan hjælpe med at oprette rettigheder for den nye kasserer. 

Kollegiekontoret skal bl.a. bruge kassererens fulde navn, CPR-nr. samt telefonnummer for at kunne give vedkommende adgang til kontoen.

Afdelingsbestyrelsen/Kassereren udarbejder regnskabet for beløbet til beboerfaciliteter pr. 31/7. Det sendes til Kollegiekontoret senest 15/8 på nch@kollegiekontoret.dk

Hvis saldoen ved  årsafslutning er mere end 10 % af årets samlede bidrag, skal beløbet betales tilbage til Kollegiekontoret, dog tidligst når regnskabet er godkendt. Det overføres til reg.nr.: 3627 + kontonr. 0009130187.

Kollegiekontoret behandler klagesager. 

Afdelingsbestyrelsens opgave i denne sammenhæng er at sende klagerne videre til Kollegiekontoret, hvis I modtager dem.

Hvis I er vidende om alvorlige husordensovertrædelser, vil vi også gerne høre fra jer. 

I kan evt. henvise beboere til at benytte sig af Kollegiekontorets klagesagsblanket, som ligger under menupunktet blanketter her på hjemmesiden 

Afdelingsmødernes beslutninger træffes på grundlag af almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Man kan altså ikke stemme via fuldmagt. Hvert lejemål (dvs. den/de personer, der står på lejekontrakten) har to stemmer uanset lejemålets størrelse. Personer, der bor til fremleje, har ingen stemmeret.

Hvis I bor på et kollegium, hvor der udelukkende er værelser eller etværelses lejligheder, kan I ved håndsoprækning beslutte, at hvert lejemål skal have en stemme. 

Se desuden punktet om Urafstemninger

Der indkaldes til afdelingsbestyrelsesmøder med mindst 8 dages varsel. Afdelingsbestyrelsens møder skal være lukkede, når fortrolige emner behandles (jf. tavshedspligten).

Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Det er formanden, som leder møderne, og beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er det formandens stemme, som er udslagsgivende. I tilfælde af at formanden ikke er til stede og stemmerne står lige, skal afgørelsen udsættes til et senere møde.

Der skal tages referat af mødet, og en kopi af referatet skal sendes til Kollegiekontoret (sekretariatet eller kollegiets projekt- og driftsleder). Når vi ved, hvad der sker i afdelingsbestyrelsen, er det lettere for os at hjælpe med og følge op på jeres beslutninger. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder skal også offentliggøres.

På et af de første afdelingsmøder på dit kollegium er der blevet vedtaget en forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde.

Dit kollegium kan have vedtaget en anden forretningsorden, men de fleste bruger nedenstående standard. Meget af det, som bliver beskrevet i denne forretningsorden, er gentagelse af noget, som allerede er beskrevet og uddybet andetsted her i denne FAQ.

Det er ikke desto mindre vigtigt, at forretningsordenen kommer med i dens fulde ordlyd, da det er den juridisk gyldige ramme, der skal sikre, at formalia bliver overholdt i afdelingsbestyrelsens arbejde.

AFDELINGSBESTYRELSENS STANDARD FORRETNINGSORDEN

• Er formanden blevet valgt direkte på afdelingsmødet, konstituerer afdelingsbestyrelsen sig med næstformand, sekretær og kasserer.
• Er der ikke særskilt valgt formand på afdelingsmødet, konstituerer afdelingsbestyrelsen sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
• Valgperioden er 1 år. Genvalg kan finde sted.

AFDELINGSBESTYRELSENS MØDER, BESLUTNINGSDYGTIGHED M.V.

• Afdelingsbestyrelsesmøde med administrationen afholdes mindst 2 gange om året, samt når mindst 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen anmoder herom.
• Indkaldelsen sker skriftligt med mindst 8 dages varsel og med angivelse af dagsorden.
• Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
• Formanden leder møderne. Beslutning træffes af de tilstedeværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget.
• Der tages referat af bestyrelsesmøderne, der på næstfølgende møde underskrives af afdelingsbestyrelsen. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget.
• Afdelingsbestyrelsens arbejde er ulønnet.
• I afdelingsbestyrelsens møder deltager normalt afdelingernes projekt- og driftsleder  og 2 repræsentanter fra administrationen, dog uden stemmeret.

AFDELINGSBESTYRELENS OPGAVER OG ANSVAR

• Afdelingsbestyrelsen har det kontrollerede tilsyn med afdelingernes drift og vedligeholdelse og har påtaleret i alle afdelingernes anliggender. Dersom afdelingsbestyrelsen under sit tilsyn finder forhold, som giver anledning til påtale, må dette ske til boligorganisationens ledelse eller Kollegiekontoret.
• påtale eller egentlige klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærens arbejde, må rettes til administrationen, som i tilfælde af uoverensstemmelse med afdelingsbestyrelsen herom kan forelægge sagen for boligorganisationens ledelse.
• Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen.
• Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse.
• Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes.

TAVSHEDSPLIGT

• Afdelingsbestyrelsens møder er lukkede. Afdelingsbestyrelsen pålægges tavshedspligt angående oplysninger af fortrolig karakter vedrørende afdelingens eller beboeres forhold, herunder med hensyn til de fra beboerne modtagne henvendelser og klager. Det samme gælder for suppleanter og ansatte, der deltager i møderne, hvor sager af denne art behandles. Kun trufne beslutninger må refereres overfor beboerne.
• Hvert afdelingsbestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at det materiale han/hun modtager, ikke kommer udenforstående i hænde. Afdelingsbestyrelsens medlemmer skal videregive relevant materiale til sine efterfølgere. Materiale, der ikke videregives skal afleveres til Kollegiekontoret (kan afleveres til varmemesteren i forbindelse med fraflytning).

HABILITET M.V.

• Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af forhold, hvor vedkommende har en særlig personlig interesse i sagens udfald, eller his der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Bestyrelsens kan beslutte, at den pågældendes suppleant indtræder ved behandlingen af forholdet.
• Hvis der kan foreligge forhold, som er nævnt i pkt. 5.1., påhviler det afdelingsbestyrelsesmedlemmet selv at meddele dette til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen afgør herefter, om vedkommende er inhabil.
• Får et afdelingsbestyrelsesmedlem sit lejemål ophævet pga. manglende huslejebetaling, er Kollegiekontoret forpligtet til at orientere den øvrige bestyrelse herom, og den pågældende betragtes som udtrådt af afdelingsbestyrelsen, og suppleanten indtræder.
• Får et afdelingsbestyrelsesmedlem sit lejemål ophævet pga. overtrædelse af husorden eller anden årsag, og sagen indbringes for retten, skal den pågældende lade sig suspendere i den tid, sagen verserer, og suppleanten skal indtræde.
• Findes ingen suppleant, er det op til bestyrelsen selv at afgøre, om den vil fortsætte med de resterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer indtil ordinært, obligatorisk afdelingsbestyrelsesmøde finder sted, eller om der skal indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde for nyvalg til afdelingsbestyrelsen.
• En på kollegiet ansat lønnet beboer kan ikke være medlem af afdelingsbestyrelsen.

KLAGER

• Klagesager behandles af Kollegiekontoret.

• Nærværende forretningsorden træder i kraft ved underskrivelsen.

• Beslutninger om ændringer i forretningsordenen kræver vedtagelse af mindst 2/3 af den samlede afdelingsbestyrelse.

Skabeloner og procedurer

Hjælp til indkaldelse og dagsorden:

Skabelon til forslag på afdelingsmøder (DOCX)
Invitation til budgetmøderne (foråret) (DOCX)
Invitation til regnskabsmøderne (efteråret) (DOCX)

Hjælp til mødeafholdelse og referatskrivning:

Afholdelse af regnskabsmøder - procedure
Procedure for budgetmødet
Valgprocedure på afdelingsmøder
Referat (standard) til budgetmøderne (foråret) (DOCX)
Referat (standard) til regnskabsmøderne (efteråret) (DOCX)

Alle stemmeberettigede beboere har ret til at stille et forslag og få det behandlet på et afdelingsmøde.

Forslag skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest 2 uger inden afdelingsmødet afholdes. 

Forslagene skal offentliggøres for afdelingens lejere senest en uge før mødet. 

SKABELON TIL FORSLAG (udfyldes og sendes til afdelingsbestyrelsen).