Afdelingsbestyrelsen

Om bestyrelsen
Bestyrelsen varetager kollegiets interesser på beboernes vegne. Det kan være beboerne imellem, men også udadtil til Kollegiekontoret og andre. Bestyrelsen vælges på beboermøde for ét år af gangen.

Man kan sige, at bestyrelsens opgave er, at sørge for at kollegiet fungerer:
- Bestyrelsen er kollegiets kontaktled til Kollegiekontoret og andre udefra.
- Sammen med Kollegiekontoret sørger bestyrelsen for at beboerne bliver orienteret om stort og småt på kollegiet. 
- Bestyrelsen gennemgår og godkender kollegiets økonomi, dvs. budget- og regnskabsforslag fra Kollegiekontoret.
- Sammen med varmemesteren sørger bestyrelsen for ro og orden på kollegiet og at fællesrengøringen bliver udført.
- Bestyrelsen sørger for indkaldelse til og afholdelse af beboermøder.
- Bestyrelsen træffer beslutninger på beboernes vegne mellem beboermøderne.
- Bestyrelsen kan sætte gang i aktiviteter som f.eks. fester og filmaftener.  

Bestyrelsen holder som oftest et møde hver måned. Møderne foregår i fællesrummet. På referatet fra forrige møde kan du nogle gange se, hvornår næste møde er planlagt. Mødet kan dog være flyttet. 
Du er velkommen til at møde op og tale med bestyrelsen, når vi holder møde. Selve bestyrelsesmødet er vi dog nødt til at holde lukket, da visse punkter omhandler enkelte beboere, f.eks. når vi behandler klager. 

Efter hvert møde skrives et referat af mødet. Referatet hænges op på kollegiets opslagstavler, så beboerne kan følge med i, hvad der sker på møderne.

Spørgsmål og forslag
Har du spørgsmål om stort eller småt på kollegiet, kan du altid spørge bestyrelsen. Du kan komme og banke på døren, lægge en seddel i én af medlemmernes postkasser eller du kan sende spørgsmålet på e-mail til kollegiet.

Forslag skal helst afleveres skriftligt til bestyrelsen, hvis det skal tages seriøst. I hvert fald hvis det er et større forslag, eller noget der koster penge. Så vil det måske komme med på et bestyrelsesmøde eller beboermøde. Forslaget kan afleveres til et bestyrelsesmedlem, eller også kan du sende det på e-mail. Det skal tydeligt fremgå, hvem der kommer med forslaget.

Bestyrelsen kan også af egen drift tage en ide eller forslag op. De fleste beslutninger og ændringer bliver da også foretaget med den baggrund. Selvom bestyrelsen for det meste har fingeren på pulsen, må du ikke forvente, at vi kender til alle små problemer på kollegiet. Derfor er det altid en god ide at henvende sig til os med problemer, forslag og ideer til ændringer.

Klager
Enhver beboer kan klage til bestyrelsen over overtrædelser af husordenen. Kun undtagelsesvist kan der klages over sager, der er mere end 2 uger gamle.
Klagen skal være skriftlig, navngivet og motiveret. Det går hurtigst, hvis du afleverer klagen til et bestyrelsesmedlem.
De i klagen implicerede får mulighed for at ytre sig over for bestyrelsen. 
Det er altid bestyrelsen og ikke Kollegiekontoret, der behandler klager. Bestyrelsen fremsender klagen med kommentarer til Kollegiekontoret og eventuelt med indstilling om tiltag. Således er det altid Kollegiekontoret, der på bestyrelsens vegne fremsender skriftlige advarsler.
Klagesager behandles med absolut diskretion. Det er derfor bestyrelsesmøderne er lukkede. Og bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt. I referatet vil det allerhøjest fremgå, at bestyrelsen har behandlet en klage. Det vil ingensteder stå, hvem der klager, eller hvem der er klaget over.
Såfremt et bestyrelsesmedlem er klager eller indklaget, vil bestyrelsesmedlemmet ikke deltage i klagebehandlingen.

Husk at den bedste måde at løse problemer på er ved at tale med hinanden. Derfor er det også bedst, hvis du selv har gjort noget for at løse problemet, inden du kommer med din klage til bestyrelsen. F.eks. kan et problem med en støjende nabo ofte løses ved at gøre naboen opmærksom på, at du synes at han er støjende.

Beboermødet
Det er beboerne, der bestemmer på kollegiet. Og det gør de på beboermøderne, som afholdes mindst to gange om året - typisk forår og efterår. Herudover kan der indkaldes til ekstraordinært beboermøde, hvis en stor beslutning ikke kan vente til næste ordinære beboermøde.  

På beboermøde besluttes følgende:
- Fremlæggelse og godkendelse af kollegiets budget.
- Fremlæggelse af kollegiets regnskab.
- Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
- Valg af aviser og blade, som kollegiet skal holde.
- Store beslutninger og økonomisk dyre beslutninger kommer altid på beboermøde.
- Reglerne for fællesrummet er vedtaget på beboermøde. De kan derfor også kun ændres på beboermøde.

De mindre beslutninger og mindre udgifter tager bestyrelsen sig af mellem beboermøderne. Kollegiekontoret står for den daglige administration af kollegiet og sørger for at bestyrelsens og bebomødets beslutninger føres ud i livet.

Referater

Læs referaterne fra Munkegade kollegiets afdelingsbestyrelsesmøder.

Bestyrelsesmedlemmer

E-mail til afdelingsbestyrelsen: Munkegadesbestyrelse@gmail.com 

Bestyrelsesformand
Amanda S. H. Nellemann

Næstformand
Robert Søndergaard

Kasserer
Cecilie Viborg Nielsen

Bestyrelsesmedlem og fællesrumsansvarlig
Katrine Hack Jensen

Bestyrelsesmedlem
Christina Berg

Bestyrelsesmedlem
Trine Ganshorn Pedersen

 

 

Webmaster

Webmaster Cecilie Viborg Nielsen, B20

E-mail: cecilie@viborg-nielsen.dk

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller rettelser vedr. hjemmesiden, er du velkommen til at skrive til webmasteren.